Artikel: Systematisk registrering af formelle fejl
Af ankechef Lone Birgitte Christensen
Ankestyrelsen er som overinstans forpligtet til at bidrage til arbejdet med at sikre, at førsteinstanserne overholder reglerne, når de afgør sager. Det gælder både de materielle og de formelle regler.
Formelle regler er blandt andet forvaltningslovens krav til myndighedernes sagsbehandling. Hvis de formelle regler ikke er overholdt, kan det føre til, at en afgørelse er ugyldig, også selvom den materielle afgørelse i sagen er rigtig.
Gennem vores behandling af klagesager har vi et klart billede af, hvilke materielle regler, der giver særlige udfordringer, men vi har manglet et overblik over omfanget og typen af formelle fejl i sagsbehandlingen. Desuden har vi heller ikke altid haft en ensartet praksis i Ankestyrelsen for, hvornår vi påtaler formelle fejl over for blandt andet kommunerne.
Formelle regler; garantiforskrifter og ordensforskrifter
Formelle regler er krav til myndighedernes sagsbehandling i blandt andet forvaltningsloven.
Når Ankestyrelsen behandler en klage, har vi pligt til også at vurdere, om førsteinstansen overholder de formelle regler for sagsbehandlingen.
De vigtigste sagsbehandlingsregler kaldes for garantiforskrifter. Det er de regler, der kan have betydning for sagens resultat. Garantiforskrifterne omfatter
- Partshøring
- Undersøgelsesprincippet
- Pligten til at give en begrundelse.
Overholder myndigheden ikke garantiforskrifterne, vil en afgørelse som udgangspunkt være ugyldig og derfor ikke gælde over for borgeren.
Andre regler for sagsbehandlingen er også vigtige, men påvirker ikke direkte sagens resultat. De kaldes for ordensforskrifter. Det er for eksempel regler om tidsfrister og vejledning, eksempelvis klagevejledning. Reglerne er vigtige at overholde, men kan ikke i sig selv føre til, at afgørelsen er ugyldig.
Når det er muligt, reparerer Ankestyrelsen formelle fejl ved selv at træffe en afgørelse, der overholder de formelle regler. I de tilfælde stadfæster Ankestyrelsen eksempelvis kommunens afgørelse, men gør samtidig opmærksom på, at der er sket formelle fejl i sagsbehandlingen.
Ensartethed og overblik
Registreringen af formelle fejl startede som et pilotprojekt på det sociale område. Erfaringerne fra pilotprojektet er beskrevet i en artikel i Nyt fra Ankestyrelsen nummer 4 fra 2016.
Mere ensartethed, når Ankestyrelsen kritiserer sagsbehandlingen
I år er vi så begyndt på en systematisk registrering af, om reglerne for sagsbehandling er overholdt.
Med registreringerne tager vi temperaturen på førsteinstansernes sagsbehandling, og vi bliver klogere på, hvilke af de formelle regler, der i særlig grad giver problemer.
Med den nye viden kan vi i højere grad end tidligere stille vores viden til rådighed, der hvor der er behov, ved for eksempel at tilbyde skræddersyede kurser, dialogmøder eller ved at stille værktøjer til rådighed for eksempelvis kommunernes sagsbehandlere.
Et eksempel på sådan et værktøj er ”At skrive en afgørelse”, som er en af de mest populære publikationer på hjemmesiden her. Populariteten vidner om, at der er stor vilje til at overholde reglerne, men også en stor efterspørgsel på viden og hjælp. Derfor er det vigtigt, at vi i Ankestyrelsen sætter vores kræfter ind der, hvor behovet er mest påtrængende. Og det skal registreringerne hjælpe os med at gøre.
Arbejdet med påtaler og registreringer har også betydet, at vi internt i Ankestyrelsen har fokus på at få ensartethed i, hvornår og hvordan Ankestyrelsen påtaler formelle fejl i afgørelserne.
Tidsfrister, manglende begrundelser og partshøringer fylder
Vi arbejder stadig med at finpudse registreringerne. Men vi kan allerede på nu se, at fristen for genvurdering i mange tilfælde ikke overholdes, og at der i en række afgørelser ikke er sket en tilstrækkelig parthøring. Vi ser også en del afgørelser, hvor begrundelsen mangler eller er mangelfuld.
Vi laver en årsstatistik for 2017, som vi vil lægge på hjemmesiden, når alle tal er klar og valideret. Hvis du tilmelder dig vores nyhedsmail, vil du få besked, når statistikken er offentliggjort.