Artikel: Mere fokus på nye oplysninger i klagesager

Af forvaltningsretskonsulent Rikke Koefoed Nielsen

Denne artikel er en del af nyhedsbrevet Nyt fra Ankestyrelsen nr. 6, november 2015.

Borgere med klagesager kan altid sende nye oplysninger om en klagesag, som borgeren mener, er vigtige for at træffe den rigtige afgørelse. Det gælder både, mens sagen bliver behandlet og efter, at der er kommet en afgørelse. Efter en række drøftelser med Folketingets Ombudsmand har Ankestyrelsen skærpet sit fokus på at inddrage den slags nye oplysninger i klagesager.

Grunden til, at vi har drøftet spørgsmålet med Folketingets Ombudsmand, er, at Ombudsmanden havde været i tvivl, om vi i tilstrækkeligt omfang har sørget for, at nye oplysninger blev inddraget.

Vejledninger, undervisning og bedre forklaringer

Drøftelserne har gjort, at vi har sat særligt fokus på spørgsmålet. Vi har blandt andet opdateret vores vejledninger og undervist medarbejderne. Og vi er særligt opmærksomme på – i vores begrundelser – at forklare, hvordan vi har inddraget de nye oplysninger. Det er nemlig vores opfattelse, at en del af tvivlen ikke skyldes, at vi ikke har inddraget nye oplysninger. Derimod har vi ikke været gode nok til at formulere det i vores afgørelser.

Med det skærpede fokus på at inddrage nye faktiske oplysninger, er det vores ambition, at borgeren i højere grad er sikker på, at alle relevante, væsentlige oplysninger er inddraget af både kommunen og styrelsen. Borgeren skal have tillid til, at det er den korrekte afgørelse, der er truffet.

Hvordan inddrager vi oplysninger?

Det sker, at en borger sender nye væsentlige oplysninger ind til os, mens vi behandler sagen.

De nye oplysninger kan føre til, at vi ændrer kommunens afgørelse, så sagen får et andet resultat. Andre gange fører de nye oplysninger til, at vi hjemviser sagen til kommunen.

Hvis vi for eksempel har vurderet, at de nye oplysninger i væsentlig grad har ændret selve beslutningsgrundlaget for sagen, vil vi ved en hjemvisning konkret uddybe, hvad der eventuelt skal undersøges mere. Vi kan også uddybe, hvorfor vi mener, at sagen skal hjemvises, fordi oplysningerne kan få betydning for sagens resultat.

Det er selvfølgelig ikke sikkert, at de nye oplysninger er af betydning for sagens resultat. Så vil vi som hidtil forklare i vores afgørelse til borgeren, hvorfor vi ikke mener, de har betydning.

Oplysninger, der kommer efter at underinstansen har truffet afgørelse

Nogle gange vil de nye faktiske oplysninger dreje sig om forhold, der har fundet sted efter, at kommunen har truffet afgørelse, men inden styrelsen har set på sagen. Sådanne ”mellemkommende” oplysninger skal som hovedregel også inddrages i vores sagsbehandling.

Det er klart, at kommunen ikke har haft mulighed for at inddrage den slags oplysninger. Derfor vil en hjemvisning i en sådan sag heller ikke være en kritik af kommunen. Alligevel kan det være nødvendigt, at kommunen ser på sagen i det nye lys og for eksempel indhenter flere nye oplysninger eller afholder nye samtaler med borgeren.

Det kan også tænkes, at vi på baggrund af de nye mellemkommende oplysninger klart kan se, at sagens resultat bliver et andet. I det tilfælde vil vi ændre kommunens afgørelse og selv træffe en ny. Heller ikke her er det en kritik af kommunen, at vi ændrer afgørelsen, men af hensyn til borgeren bør den korrekte afgørelse træffes hurtigst muligt.

Der er to vigtige forvaltningsretlige principper, som har særlig betydning for offentlige myndigheders pligt til at inddrage alle væsentlige oplysninger i behandlingen af en sag: Officialprincippet og princippet om nova.

Officialprincippet

Ligesom alle andre offentlige myndigheder – herunder kommuner - er også Ankestyrelsen omfattet af det forvaltningsretlige officialprincip (undersøgelsesprincippet). Officialprincippet betyder, at myndigheden -inden den træffer afgørelse i klagesagen – skal undersøge sagen ordentligt og sørge for, at der foreligger de nødvendige og tilstrækkelige faktuelle oplysninger.

Formålet med officialprincippet er at sikre, at der ikke er oplysninger, der bliver overset, og at borgeren får den korrekte afgørelse. Ankestyrelsen er som ankeinstans sat i verden for at sikre korrekte afgørelser på vores lovområder. Derfor er det Ankestyrelsen, der skal sikre, at kommunen i en konkret sag har sørget for at have nok oplysninger. Og det er Ankestyrelsen, der har ansvaret for, at klagesagen er tilstrækkeligt oplyst, inden der træffes en afgørelse.

Princippet om nova

Ankestyrelsen er også – som andre myndigheder - omfattet af det forvaltningsretlige princip om nova. Princippet om nova betyder, at der ikke gælder nogen begrænsninger i borgerens adgang til under klagesagens behandling at sende nye faktuelle oplysninger (nova) ind.

Vi er med andre ord forpligtet til at inddrage alle nye oplysninger, der kan få betydning, når vi behandler en sag. Hvis en part under sagen beder os om at indhente flere oplysninger, vurderer vi derfor altid konkret, om vi mener, det er nødvendigt

Spørgsmålet er så bare, hvordan nye faktiske oplysninger skal inddrages i vores behandling af klagesagen? Skal vi selv vurdere og afveje oplysningerne og træffe en ny afgørelse, eller er det mest korrekt at hjemvise sagen til kommunen, sådan at kommunen får lejlighed til at se på sagen igen i lyset af de nye væsentlige oplysninger?

Det spørgsmål, har Ankestyrelsen nu fået meget mere fokus på. Ligesom vi har fået mere fokus på, at vores begrundelser forklarer, hvordan vi har inddraget nye faktiske oplysninger.

Læs ombudsmandens nyhed om sagen