Artikel: Kommuner og andre bør opdatere klagevejledninger
Af forvaltningsretskonsulent Rikke Koefoed Nielsen
Når en borger klager til Ankestyrelsen, skal vi vurdere, om fristen for at klage er overholdt. Vi bruger Justitsministeriets vejledning, der fortæller, hvornår et brev må anses for at være kommet frem til borgeren, og hvornår klagefristen udløber. I juni 2018 kom der en ny vejledning, der ændrer beregningen, og derfor opfordrer vi myndigheder til at opdatere deres klagevejledninger.
Den nye vejledning ændrer beregningen af den tid, det tager for et brev at komme frem til modtageren. Det skyldes blandt andet, at Post Nord har fået en ændret postaftale, så fysisk post er længere tid om at nå frem, og at digital post bliver mere og mere udbredt.
Myndighedernes klagevejledninger
Det er vigtigt, at den klagevejledning, som førsteinstanserne giver i afgørelserne, er præcis og korrekt. Og det er ikke helt enkelt, fordi post kan sendes og modtages på forskellige måder, og det giver forskellige beregninger af fristerne.
Det gælder eksempelvis i sager, hvor en part både kan bruge fysisk og digital post. Her skal førsteinstansen vejlede om, at klagefristen afhænger af, hvordan borgeren sender klagen.
Det gælder også i sager med flere parter, der modtager og sender post på forskellige måder. Her kan den ene part få afgørelsen den dag, den er sendt, mens den anden part i samme sag først får afgørelsen seks hverdage senere. Her er det vigtigt, at førsteinstansen vejleder om, at der vil kunne være forskellige udløbstidspunkter for klagefristen for hver af sagens parter.
Det er altså ikke blevet lettere at vejlede om fristerne, så borgeren undgår at sende klagen for sent.
Når Ankestyrelsen vurderer en mulig dispensation fra klagefristen, ser vi også på, om den vejledning, borgeren har fået, er præcis og korrekt. Med de ny retningslinjer anbefaler vi dog, at førsteinstanserne kigger deres klagevejledninger igennem og sørger for, at vejledningen følger Justitsministeriets retningslinjer.
At beregne klagefrist
I langt de fleste af Ankestyrelsens sager har borgeren en klagefrist på fire uger.
Hvis borgeren ikke har overholdt klagefristen, vil vi afvise at behandle sagen, og borgerne kan ikke få prøvet, om sagen er afgjort korrekt af førsteinstansen.
Når vi skal finde ud af, om borgeren har overholdt klagefristen, skal vi vide fire ting:
- Hvornår er afgørelsen lagt i borgerens postkasse? (”kommet frem”)
- Er afgørelsen sendt med fysisk post eller med digital post?
- Hvornår er borgerens klage modtaget hos myndigheden?
- Hvordan har borgeren klaget til myndigheden – med digital post, brev eller mundtligt?
De oplysninger skal vi bruge til at beregne, fra hvilket tidspunkt de fire uger skal tælles fra, og hvornår de fire uger udløber.
Omdelingsdage og mellemdage
Som hovedregel gælder det, at en myndigheds afgørelse må anses for at være kommet frem i borgerens postkasse:
- Efter seks omdelingsdage, hvis afgørelsen er sendt med fysisk post
- samme dag, hvis afgørelsen er sendt med digital post.
Det er fra det tidspunkt, vi skal regne de fire uger.
Med Justitsministeriets vejledning er der kommet nye begreber, som fx ”omdelingsdage” og ”mellemdage”, som vi skal vænne os til.
Omdelingsdage er de dage, hvor Post Nord omdeler fysisk post. Det sker på almindelige hverdage; ikke weekender, helligdage og såkaldte mellemdage. I vores beregninger af frister lægger vi derfor til grund, at et fysisk brev er seks omdelingsdage om at komme frem til modtagerens fysiske postkasse.
Mellemdage kan for eksempel være fredag efter Kristi Himmelfartsdag. Post Nord kan få tilladelse til at lade være med at omdele post på mellemdage, og i 2018 har Post Nord fået godkendt, at mandag den 31. december er en mellemdag uden omdeling af post. Hvis du vil vide mere om godkendte mellemdage, kan du finde det på Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens hjemmeside. Det er den styrelse, der har tilsynet med post.
Klagefristens udløb
Klagefristens udløb afhænger af, om borgeren sender klagen med fysisk eller digital post.
Kontortids ophør – hvis klagen er sendt med fysisk post, udløber klagefristen ved kontortids ophør den dag, hvor fristen udløber. Kontortids ophør er det normale lukketidspunkt for myndigheden, sådan som det fremgår af brevet med afgørelsen; enten via brevhoved eller tekst.
Døgnets udløb – hvis klagen er sendt med digital post, udløber klagefristen inden midnat – altså klokken 23:59 det døgn, hvor fristen udløber.
Der kan være særlige forhold, hvis borgeren er i udlandet, eller hvis førsteinstansen ikke bruger Post Nord til at sende afgørelsen. Så kan Ankestyrelsen vurdere klagefristen anderledes.
Ankestyrelsen vurderer sagen
Kompetencen til at afgøre, om klagefristen er overholdt, ligger alene hos Ankestyrelsen.
Vi vurderer altid sagerne konkret og ser også på, om der er særlige grunde til, at borgeren ikke har overholdt fristen. Det kan nemlig betyde, at vi kan give dispensation, så borgeren alligevel kan få prøvet sin sag.
For at vurdere en mulig dispensation ser vi også på, om afgørelsens vejledning om klagefristen har været god nok.
Så ud over, at førsteinstansernes klagevejledning skal være korrekt, så borgeren ved, hvad han kan regne med, vil en upræcis eller forkert klagevejledning være en sagsbehandlingsfejl. Sådan en fejl kan betyde, at styrelsen dispenserer fra klagefristen.
Derfor er det vigtigt for alle parter, at klagevejledningen er præcis og korrekt.
Justitsministeriets Vejledning nr. 9533 af 26. juni 2018 om beregning af klagefrister