Artikel: Myndigheden skal dokumentere, at et digitalt brev er nået frem

Hvis en borger mener, at et digitalt brev fra en myndighed ikke er nået frem, er det myndigheden, der skal dokumentere, at det er sket. En principafgørelse belyser, hvordan myndigheden kan dokumentere det.

Af specialkonsulent Mette Thostrup

Denne artikel er en del af nyhedsbrevet Nyt fra Ankestyrelsen nr. 4, 2016. Bemærk, at indholdet ikke opdateres efter oktober 2016.  

Fysisk post

Hvis en borger oplyser at et fysisk brev ikke er nået frem, skal myndigheden undersøge sagen hos Post Nord. Det kan for eksempel være, at der var uregelmæssigheder i postgangen på det tidspunkt, hvor brevet blev sendt.

Myndigheden skal også gøre rede for, om der har været uregelmæssigheder i myndighedens egen håndtering af udgående post, og om brevet er modtaget retur.

Hvis ingen af undersøgelserne viser uregelmæssigheder, og brevet ikke er kommet retur, så er det sandsynliggjort, at brevet er kommet frem.

Digital post

Hvis en borger ikke er fritaget for at få digital post, sender myndighederne nu brevene digitalt. Og det giver nye og bedre muligheder for at dokumentere, hvornår et brev er kommet frem. Det skyldes, at der sker en digital registrering, som følger en forsendelse fra start til slut – en såkaldt forsendelseslog.

Forsendelseslog

En forsendelseslog er en oversigt over de digitale registreringer, der sker, når et brev bliver sendt digitalt. Hvis en myndighed kan fremlægge en forsendelseslog, der viser at brevet er nået frem, er det et systembevis. Det betyder, at det kan antages, at det digitale brev er afsendt og kommet frem til modtageren.

En forsendelseslog indeholder en samlet oversigt over alle digitale registreringer, når et brev bliver sendt digitalt. Til hver digital forsendelse er der tilknyttet en unik forsendelseslog med oplysninger om forsendelsen. Det vil typisk være oplysninger om

  • brevets digitale ID
  • titlen på brevet
  • brevets modtager
  • afsendelsestidspunkt
  • brevet er kommet frem til modtageren.

Det skal fremgå tydeligt af forsendelsesloggen, at den handler om det konkrete brev, og det skal fremgå, at brevet er leveret. Det er altså ikke tilstrækkeligt, at forsendelsesloggen fortæller, at brevet er afsendt.

Ingen formkrav

Det er vigtigt at fremhæve, at der ikke er formkrav til, hvordan myndigheden kan dokumentere, at et digitalt brev er modtaget.

Myndigheden kan også løfte bevisbyrden for, at et brev er kommet frem på andre måder end med forsendelsesloggen. Det kan for eksempel være ved dokumentation fra eBoks’ afsendersupport.

Principafgørelsen

Principafgørelsen behandlede to konkrete sager.

I den ene sag ændrede vi kommunens afgørelse og vurderede, at en borger havde rimelig grund til at udeblive fra en opfølgningssamtale. Kommunen kunne nemlig ikke, via forsendelseslog eller på anden måde, dokumentere, at brevet var nået frem.

I den anden sag stadfæstede vi kommunens afgørelse. Vi vurderede, at borgeren ikke havde rimelig grund til at udeblive fra en samtale. Det indgik i vurderingen, at kommunen kunne føre systembevis for, at indkaldelsen til samtalen var nået frem. 

Ankestyrelsens principafgørelse 26-16 om digital post - systembevis - kommet frem

Sidst opdateret 24.10.2016