Artikel: Når aktindsigt bliver en sag for tilsynet

Ankestyrelsens tilsyn har mange sager om afslag på aktindsigt i kommuner og regioner. Denne artikel beskriver typiske problemer og giver eksempler.

Af fuldmægtig Eva Sonne

Denne artikel er en del af nyhedsbrevet Nyt fra Ankestyrelsen nummer 5, 2018. Bemærk, at vi ikke opdaterer indholdet efter oktober 2018.

Når kommuner og regioner afslår at give aktindsigt efter offentlighedsloven, bliver Ankestyrelsens tilsyn ofte bedt om at tage stilling til afslaget. Vi oplever, at nogle problemer går igen i sagerne – og dem kan du læse om her.

Forkert lov

Ankestyrelsen ser af og til, at myndigheden har vurderet en anmodning om aktindsigt efter den forkerte lov. Typisk ser vi, at kommunen har behandlet anmodningen efter offentlighedsloven i stedet for efter miljøoplysningsloven. Myndighederne kan også have svært ved at vurdere, om en sag skal behandles efter offentlighedsloven eller efter forvaltningslovens regler om partsaktindsigt i afgørelsessager.

Se en sag, hvor Ankestyrelsen vurderede, at miljøoplysningsloven skulle bruges i stedet for offentlighedslovens regler om aktindsigt 

Ekstrahering

Vi oplever også, at myndigheden ikke har taget stilling til ekstrahering. ”Ekstrahering” betyder, at myndigheder trækker visse oplysninger ud af et dokument og giver aktindsigt i dem - selv om en ansøger ikke kan få aktindsigt i hele dokumentet. Det står der mere om i offentlighedslovens § 28, stk. 1.

For eksempel kan en myndighed nægte aktindsigt i interne dokumenter. Men myndigheden skal samtidig undersøge, om dokumentet har oplysninger om sagens faktiske grundlag, som er relevante for sagen. Hvis det er tilfældet, skal myndigheden som udgangspunkt ekstrahere oplysningerne; altså udlevere dem. Størrelsen på udgifterne til efteruddannelse af personalet er et eksempel på en oplysning, der som udgangspunkt skal udleveres.

Se en sag, hvor Ankestyrelsen har behandlet spørgsmålet om ekstrahering af oplysninger 

Myndighedens sagsbehandlingstid

Ankestyrelsen kommenterer tit myndighedernes sagsbehandlingstid i sager om aktindsigt. Den slags sager er hastesager, og de skal behandles snarest; som udgangspunkt inden for syv arbejdsdage. Hvis det - undtagelsesvis - ikke kan lade sig gøre, skal myndigheden fortælle ansøgeren hvorfor, og hvornår vedkommende kan forvente et svar.

Hurtig indsigt i aktuelle sager er et vigtigt formål med offentlighedsloven. Blandt andet derfor har vi gjort en særlig indsats for at få sagsbehandlingstiden i tilsynssager om aktindsigt ned.

Siden februar 2018 har vi opfyldt vores målsætning om en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 20 arbejdsdage i ”almindelige” sager og 40 arbejdsdage i ”komplicerede” sager – regnet fra det tidspunkt, hvor sagen var fuldt oplyst.

Stort ressourceforbrug

Nogle gange giver myndigheder afslag på aktindsigt, fordi det vil kræve uforholdsmæssigt mange ressourcer at behandle sagen. Det kan myndigheden gøre efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1.

Det forventede tidsforbrug skal overstige cirka 25 timer. Men myndigheden bør gå i dialog med ansøgeren om at afgrænse anmodningen - i stedet for straks at give et afslag.

Bestemmelsen kan ikke bruges, hvis ansøgeren anmoder om aktindsigt i oplysninger om egne forhold (egenacces) eller har en særlig interesse i de ønskede dokumenter.

Se en sag om et ressourceafslag 

Chikane

En myndighed kan give afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis myndigheden mener, at anmodningen tjener et retsstridigt formål, eller hvis anmodningen har et chikanøst formål. Det står i offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2.

Myndigheden kan blandt andet lægge vægt på, om ansøgeren har optrådt truende eller tidligere har misbrugt oplysninger. Det kan også være, at ansøgeren selv har givet udtryk for, at formålet med anmodningen er chikanøst. Det er dog ikke nok, at ansøgeren for eksempel har brugt et groft sprog eller truet med at kontakte pressen eller en tilsynsmyndighed.

Se en sag om afslag med henvisning til chikane 

Oplysninger om erhvervsmæssige forhold

Der er ikke ret til aktindsigt i visse oplysninger om drifts- og forretningsforhold. Det står i offentlighedslovens § 30, nr. 2.

Myndigheden kan undtage oplysninger, hvis der er en nærliggende risiko for, at aktindsigt i oplysningerne kan medføre en vis økonomisk skade på en person eller virksomhed.

I forarbejderne til loven er der en såkaldt formodningsregel. Reglen betyder, at myndigheden bør få en udtalelse fra den person eller virksomhed, som oplysningerne handler om. Hvis personen eller virksomheden kan give en relevant grund til, at en udlevering vil skade dem, er det normalt nok til, at myndigheden kan undtage oplysninger. Men myndigheden skal stadig vurdere, om der er grundlag for at bruge formodningsreglen. Hvis virksomhedens udtalelse i første omgang er for generel, må myndigheden høre virksomheden igen.

Se en sag om undtagelse af oplysningen om et pristilbud 

Brug skemaet

Her på hjemmesiden er et skema, som vi beder myndighederne udfylde, når de sender en sag om aktindsigt til os.

Med skemaet kan vi behandle sagen hurtigere, og det er samtidig en tjekliste for myndighederne.

Send sag om aktindsigt

 

 

 

Sidst opdateret 19.10.2018