Kender du hændelsesloggen? Kommunens dokumentation for digitale breve

Af specialkonsulent Mathias Votborg Laibjørn

Hændelsesloggen er et systembevis for, at et brev, der er afsendt via Digital Post, er kommet frem til modtageren.

Hvis en modtager af et digitalt afsendt brev oplyser, at brevet ikke er kommet frem, er det afsenderen – her kommunen – der skal kunne dokumentere det modsatte.

Når breve sendes via den digitale postløsning (Digital Post), sker der en digital registrering af forsendelsen fra start til slut. Det er derfor muligt at dokumentere, om et brev er kommet frem til modtageren.

Kommunen sender digitale breve fra et afsendersystem, som kan variere fra kommune til kommune. Brevet leveres fra afsendersystemet til den digitale postløsning (Digital Post).

Digitale breve, som er tilgængelige i den digitale postløsning, vil blive vist på den platform, som modtageren har valgt at benytte til at kontrollere den digitale postkasse. Disse platforme kaldes også visningsklienter og kan eksempelvis være Digital Post App, virk.dk, e-Boks eller mit.dk.

Breve, der sendes via Digital Post, anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor brevet er tilgængeligt for modtageren i postløsningen, herunder i en visningsklient.

Det er derfor et væsentligt led i kommunens oplysning af en sag, at kommunen kan dokumentere, at et brev er tilgængeligt for borgeren.

Hvilken dokumentation er tilstrækkelig?

Kommunen kan dokumentere leveringen af et digitalt brev ved at indhente den hændelseslog i Administrativ Adgang til Digital Post, som knytter sig til det konkrete brev.

Det skal tydeligt fremgå af hændelsesloggen, at:

• den knytter sig til det konkrete brev, som borgeren bestrider at have modtaget.
•  brevet er tilgængelig for borgeren.

Hvis det i en konkret sag bestrides, at et digitalt afsendt brev er kommet frem til modtageren, skal kommunen indhente og sende hændelsesloggen til Ankestyrelsen i forbindelse med genvurderingen af sagen.

Den forsendelseslogs, som kommunen kan indhente fra deres afsendersystem, er en bekræftelse på, at afsendersystemet har leveret brevet til den digitale postløsning (Digital Post). Loggen fra afsendersystemet er ikke i sig selv en bekræftelse på, at brevet er blevet leveret til borgeren.

Det er derfor nødvendigt, at kommunen indhenter hændelsesloggen fra Administrativ Adgang til Digital Post, da hændelsesloggen indeholder oplysninger om de næste led i den digitale postforsendelse, herunder om tidspunktet for, hvornår brevet er blevet gjort tilgængeligt for borgeren.

Du kan læse nærmere om Ankestyrelsens praksis i principmeddelelse 26-16 og 33-23.

Hvordan finder jeg hændelsesloggen?

Kommunen kan tilgå hændelsesloggen via Administrativ Adgang. I Administrativ Adgang er det blandt andet muligt at tjekke statistik og logfiler for kommunens anvendelse af Digital Post. Det er også muligt at tilbagekalde breve, som endnu ikke er afsendt.

Alle hændelser i den digitale postløsning (Digital Post) logges. Det vil sige, at det er muligt at finde alle informationer om, hvornår hvem har gjort hvad.

Dele af hændelsesloggen kan dermed indeholde følsomme oplysninger, og det er derfor kun de ansatte hos kommunen, der har rettighederne hertil, som kan tilgå og søge i hændelsesloggen. Hvis ikke den kommunale sagsbehandler har de nødvendige rettigheder, kan det nogle gange være nødvendigt at rette henvendelse til kommunens IT-afdeling, som enten kan foretage søgningen i hændelsesloggen eller tildele rettighederne.

Hændelsesloggen i Administrativ Adgang er inddelt i tre dele. Dokumentationen for, at et digitalt afsendt brev er kommet frem til borgeren, findes under ”Log for meddelelser”. Her kan kommunen søge i en log for både afsendelse og modtagelse af breve via Digital Post.

Det er muligt at foretage søgning på en række forskellige kriterier i ”Log for meddelelser”. Der kan blandt andet søges på modtager, det vil sige enten det CVR- eller CPR-nummer, som knytter sig til modtageren af det digitale brev. Det er også muligt at afgrænse søgeresultaterne, så der kun vises de breve, som er sendt til modtageren inden for en nærmere defineret periode mellem to datoer.

I loggen registreres en række hændelser, som knytter sig til kommunens afsendte breve. Disse hændelser kan eksempelvis være:

• Valideret: Forsendelsen er modtaget af Digital Post (postløsningen) og bliver gjort tilgængelig for modtageren.
• Afvist: Forsendelsen er afvist af løsningen (tekniske eller forretningsmæssige årsager) og er dermed ikke tilgængelig for modtager.
• Tilgængelig for modtageren: Meddelelsen er sendt og tilgængelig for modtageren.

Den afgørende hændelse, når kommunen skal dokumentere leveringen af et digitalt afsendt brev, er ”Tilgængelig for modtageren”.

Du kan læse meget mere om hændelsesloggen i Digitaliseringsstyrelsens vejledning til Administrativ Adgang, som kan findes på www.digitaliser.dk.

Hvor længe er det muligt at fremsøge en hændelseslog?

Oplysningerne fra hændelsesloggen, om hvornår et brev er blevet gjort tilgængeligt for modtageren, slettes først efter fem år.

Hændelsen – ”Tilgængelig for modtageren” – indeholder oplysninger om brevets UUID (som er brevets unikke identifikationsnøgle), titlen på beskeden, modtageren samt tidspunktet for, hvornår brevet er tilgængeligt for modtageren.

Oplysningerne slettes først efter fem år, da kommunen selv skal kunne løfte bevisbyrden for, at brevet er kommet frem, når der modtages klager eller opstår tvister.

Du kan læse nærmere om slettefrister i Digitaliseringsstyrelsens regelsæt om sletning af data i hændelsesloggen på www.digitaliser.dk.