Offentliggørelse af kommunalbestyrelsers og regionsråds beslutninger truffet for lukkede døre

Af specialkonsulent Dorthe Langelund

Beslutninger skal som udgangspunkt offentliggøres

Kommunalbestyrelsens møder er som hovedregel offentlige. Kommunen skal offentliggøre dagsordnerne og beslutninger fra møder i kommunalbestyrelsen. Det står i kommunestyrelsesloven. De samme regler gælder for møder i regionsrådene.

Reglerne skal sikre den demokratiske kontrol med kommunalbestyrelsens beslutninger. Det kræver, at borgere har adgang til og kan debattere forhold af offentlig interesse. Offentlighed i forvaltningen og mødeoffentlighed er også med til at undgå mistillid til forvaltningen.

Før et møde i kommunalbestyrelsen skal kommunen offentliggøre en fortegnelse over de sager, der bliver behandlet på mødet. Her skal kommunen dog følge reglerne om tavshedspligt.

Kommunalbestyrelsens beslutninger skal fremgå af en beslutningsprotokol, som medlemmerne underskriver efter hvert møde. Protokollen er dokumentation for kommunalbestyrelsens beslutninger.

Efter et møde i kommunalbestyrelsen skal en udskrift af beslutningsprotokollen offentliggøres med de begrænsninger, der følger af reglerne om tavshedspligt.

Beslutninger truffet for lukkede døre

Kommunalbestyrelsen kan bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når det er nødvendigt på grund af sagens karakter. Personalesager og sager om køb og salg af fast ejendom vil ofte blive behandlet for lukkede døre.

Beslutninger, der er truffet for lukkede døre skal også offentliggøres. Kommunens pligt til at offentligøre beslutninger truffet for lukkede døre er dog begrænset af reglerne om tavshedspligt. At en beslutning er truffet for lukkede døre kan ikke i sig selv medføre, at beslutningen ikke fremgår af beslutningsprotokollen, der offentliggøres.

En beslutning i en personalesag skal derfor også fremgå af udskriften, men kommunen må ikke røbe fortrolige oplysninger. Det samme gælder en beslutning om køb eller salg af en fast ejendom.

Hvis kommunen behandler en sag for lukkede døre, er det ikke nok at skrive ”Lukket punkt” eller lignende i beslutningsprotokollen.

Kommunen skal vurdere, om en beslutning kan offentliggøres i sin helhed, eller om det vil være i strid med reglerne om tavshedspligt. Hvis det er ulovligt at offentliggøre hele beslutningen, må kommunen vurdere, om den kan offentliggøre dele af beslutningen.

Der er ingen formkrav til, hvordan man offentliggør beslutningsprotokollen, men det skal være muligt for kommunens borgere at få adgang til oplysningerne. Offentliggør kommunen beslutningsprotokollen på sin hjemmeside, så er kravet til offentliggørelse opfyldt.

Ankestyrelsen har undersøgt syv kommuners praksis for offentliggørelse

Ankestyrelsen er i forbindelse med to sager blevet opmærksom på, at syv kommuner ikke i alle tilfælde har overholdt lovgivningens krav til offentliggørelse af beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet for lukkede døre.

Behandlingen af sagerne i Ankestyrelsen er sket samlet og med henblik på at kunne afgive en tematiseret udtalelse til brug for alle kommunalbestyrelsers- og regionsråds sikring af egen praksis.

Vores undersøgelse af referater fra nogle af kommunernes kommunalbestyrelsesmøder viste, at der kun stod ”Lukket punkt” eller ”Closed item” og et sagsnr. I referater af andre kommuners kommunalbestyrelsesmøder var der kun en overskrift eller et sags-emne. Det er som udgangspunkt ikke nok.

Alle syv kommuner har oplyst, at de fremover vil sikre, at de overholder kravene til offentliggørelse. Ankestyrelsen har konstateret, at to af de syv kommuner nu overholder kravene.

Ankestyrelsen har bedt de resterende fem kommuner om at orientere os, når de overholder lovgivningens krav.

Læs hele udtalelsen i nyhedsbrevet for oktober 2019