Generel brugervejledning til indberetninger

Generel vejledning. Denne side henvender sig til sagsbehandlere i kommunerne, som skal indberette til Ankestyrelsen.

Generel brugervejledning til indberetninger


1. Administration og teknik

2. Åbningstid

3. Quickvejledning

4. Om indtastning, felttyper mv.

5. Uoplyst og manglende besvarelse

6. Afsendelse af indberetningen

7. Rettelser, fortryd, slet

8. Om vejledning til de enkelte undersøgelser

9. Dokumentation til eget brug

1. Administration og teknik

Før du begynder
Til hver indberetning udsender Ankestyrelsen breve, vejledninger mv., som det er en fordel at have ved hånden, når du indberetter online. Se oversigt over al udsendt materiale til hver aktiv indberetning.

Når du logger på Ankestyrelsens onlinesystem for at indberette, så skal du anvende et brugernavn og en adgangskode, som Ankestyrelsen har sendt til en indberetningsansvarlig i hver kommune.

Brugernavne og adgangskoder
Vi udsteder ét brugernavn med tilhørende adgangskode pr. kommune.

Vi sender koderne med mail til en fast indberetningsansvarlig i kommunen. Denne person er ansvarlig for selve indberetningerne og for, at koden kun videregives til den/de medarbejder(e), der står for indtastningen.

Ankestyrelsen skal kontaktes på 33 41 12 00 eller statistiksekt@ast.dk, hvis der er ændringer vedrørende den indberetningsansvarlige, telefonnummer eller e-mail adresse.

Vi sender adgangskoder til undersøgelser og statistikker, hvori der indgår personhenførbaredata. Adgangskoderne sendes til kommunernes postkasser som krypterede mails.

Om fornyelse af brugernavne og adgangskoder
Hvis du har glemt dit brugernavn eller skal oprettes som ny bruger, så kontakt venligst Praksiskoordinering og Analyse på tlf. 33 41 12 00 eller .

Ved indberetning til Ankestyrelsens statistikker og undersøgelser kan koderne til indberetning suppleres med individuelle adgangskoder for medarbejderne. Det er kommunen selv, der administrerer de medarbejderafhængige adgangskoder.

Bliver kommunen opmærksom på, at koderne kan være kommet uvedkommende i hænde, skal adgangen til de pågældende koder straks afbrydes.

Hvis der indtastes en forkert adgangskode til samme brugernavn tre gange i træk, så bliver adgangskoden deaktiveret og adgangen til indberetningen afbrydes. Deaktiverede medarbejderafhængige koder skal udskiftes af kommunens kontaktperson.

Ankestyrelsen skal kontaktes, når deaktiverede koder skal udskiftes.

Indberetning kan ske i flere omgange
Du kan gå ind og ud af et skema til en statistik eller undersøgelse, indtil fristen for besvarelsen er udløbet.

Svarfrister
Fristen for at indberette står i det brev, som kommunen har modtaget fra Ankestyrelsen i forbindelse med at statistikken eller undersøgelsen blev iværksat.

Brevet fra Ankestyrelsen ligger også her på hjemmesiden under oversigt over al udsendt materiale til hver aktiv indberetning.

Du modtager automatisk en kvitteringsmail, når et skema til en indberetning er helt og korrekt udfyldt. Herefter kan du printe skemaet ud.

Særligt om Ankestyrelsens undersøgelser
Kun én person ad gangen i kommunen bør indtaste til samme undersøgelse via indberetningssystemet. Ellers er der risiko for, at medarbejderne kan komme til at overskrive eller slette hinandens indtastninger.

Særligt om Ankestyrelsens statistikker
Der er mulighed for, at flere medarbejdere kan indberette samtidigt til statistikkerne. Men ikke til samme skema.

Særligt om Browserafhængighed
Ankestyrelsens indberetningssystem er optimeret til MS Internet Explorer version 7. Men andre og nyere browsere kan også anvendes.

Det er muligt, at der er forhold i de lokale adgange til internettet, som besværliggør indberetningerne. Hvis det er tilfældet, så skal der tages kontakt til den IT-ansvarlige i kommunen og ikke til Ankestyrelsen.

2. Praktiske oplysninger

Åbningstider
Indberetningssystemet er normalt åbent i tidsrummet kl. 7-23 alle ugens dage. Vi kan dog ikke besvare mails og telefonopkald uden for den almindelige åbningstid, som er fra kl. 9-15 alle hverdage. Kontakt venligst Dataenheden på tlf. 33 41 12 00 eller .

Der åbnes normalt for indberetning samme dag eller få dage efter, en statistik eller undersøgelse er sat i værk.

Der kan forekomme kortvarige driftsstop i forbindelse med systemvedligeholdelse mv. Du vil da få en meddelelse om manglende forbindelse eller "ikke tilstrækkelig information". Se nedenfor om manglende adgang til indberetning.

Eventuelle længerevarende driftsforstyrrelser eller lukninger vil blive meddelt på indberetningssiden eller ved brev/e-mail til kommunen.

Af hensyn til databearbejdningen skal indtastningen af indberetningerne ske inden for den angivne svarfrist. Der kan som oftest foretages rettelser og tilføjelser i en periode herefter. De konkrete frister bliver oplyst i forbindelse med de enkelte statisikker og undersøgelser.

Vær tålmodig ved indberetning over internettet. Ventetiden kan føles længere end den reelt er. Tæt "trafik" på internettet i spidsbelastningsperioder kan fx betyde, at der nogle gange kan gå op til 10 sekunder, inden næste skemaside kommer frem på skærmen.

3. Quickvejledning

Vælg menupunktet "tast indberetninger" på hjemmesiden for Ankestyrelsen.

• Indtast brugernavn (kommunenummer med foranstående bogstav) samt adgangskode og tryk "ok"
• Herefter hentes den statistik eller undersøgelse, som der skal indberettes til
• Skemaet udfyldes i de angivne indtastnings- og afkrydsningsfelter. Brug mus eller tabulatortast til at markere med
• En skemaside godkendes og registreres ved tryk på "ok". Herefter kommer du automatisk videre til næste skemaside
• Efter sidste skemaside giver systemet en kvittering på, når al data er registreret
• Fra kvitteringssiden kan du udskrive skemaet med de oplysninger, du har indtastet
• Hvis du fortryder, kan du gå tilbage til skemasiderne ved hjælp af browserens tilbageknap, trykke "reset" og indtaste forfra

Bilag i forbindelse med indberetninger
Mindre bilag på max. 5 siders tekst kan indberettes i bemærkningsfelterne (klip og kopiér).

Større bilagsmateriale og grafisk materiale må indsendes særskilt eventuelt som et vedhæftet word dokument.

Flere ensartede skemaer
I statistikkerne og i nogle undersøgelser kan der indberettes flere ensartede skemaer pr. kommune. Fx et skema for hver afgørelse, sag eller institution. Her kan hvert skema tildeles en identifikation. I statistikkerne kan det være hensigtsmæssigt at anvende sagsnummer eller personnummer.

Indberetningssystemet tildeler samtidig automatisk hvert skema en identifikation opbygget af brugernavn for kommunen efterfulgt af et løbenummer fx KK259-1, KK259-2 og KK259-3. Herved lettes administrationen af skemaerne.

Tekstidentifikationen er ligesom skemanummeret obligatorisk og kan fx være navnet på en institution eller et journalnummer.

4. Om indtastninger, felttyper mv.

Tekstfelter
I tekstfelter kan indtastes både tal og bogstaver. Dog er der visse tegn, der anvendes til styring af internetkommunikation, som ikke kan anvendes, fx ulighedstegn (<>) og citattegn ("").

Tekstfelter giver normalt kun plads til et begrænset antal karakterer (max. 50).

Hvis indholdet i et tekstfelt efterfølgende ønskes slettet, så skal der indberettes et enkeltstående tegn (punktum) i stedet for.

Talfelter
I talfelter kan normalt kun gemmes hele og positive tal. 1000-tals punktum anvendes ikke.

Decimaltal kan kun indberettes, hvis der er bedt om det i spørgeskemaet (fx "... anføres med 2 decimaler"). I andre tilfælde vil indtastede decimaltal blive afrundet til heltal.

Intervaller kan ikke indberettes, med mindre der er spurgt om et interval. Et interval kan eventuelt oplyses i bemærkningsfeltet. En oplysning om et interval på fx 15-20 dage bør indberettes som gnsn. 18 dage eller max. 20 dage og selve oplysningen om intervallets størrelse anføres i bemærkningsfeltet.

Et enkeltstående punktum fortolkes som "uoplyst" og skal også anvendes, hvis et indrapporteret tal efterfølgende ønskes slettet.

Det er meget vigtigt, at der skelnes mellem 0 (nul) og uoplyst som svar, jf. nedenfor.

Valgbokse
En valgboks er et rundt markeringsfelt. En valgboks betegnes også som en radiobox.

Valgbokse giver mulighed for at markere én ud af flere svarmuligheder. En markering ændres ved at trykke på et andet svar.
Kun hvis der er en nulstil-markering til spørgsmålet, kan en besvarelse slettes bagefter - ellers ikke.

Markeringsbokse
En markringsboks er et firkantet markeringsfelt. En markeringsboks betegnes også som en checkbox.

Markeringsbokse giver mulighed for at markere og af-markere én eller flere afkrydsningsmuligheder som svar.

Tekstrubrikker
Tekstrubrikker anvendes til tekstbeskrivelser og bruges typisk til bemærkninger (5-8 linjer). Anfør venligst, hvilket spørgsmål tekstbemærkningen er knyttet til.

Efter behov vil tekstrubrikken kunne rumme en større tekstmængde svarende til ca. 5 sider. Tekst (ikke grafik) kan evt. kopieres fra andre dokumenter via udklipsholderen (kopiér og indsæt).

Et enkeltstående punktum i en tekstrubrik anvendes som "uoplyst".

5. Om uoplyste og manglende besvarelser

Uoplyste besvarelser
Et enkeltstående punktum fortolkes som "uoplyst" i tal- og tekstfelter. "Punktum" skal også anvendes, hvis indberetningen efterfølgende ønskes slettet, det vil sige, ændret til uoplyst.

For både valgbokse og markeringsbokse gælder, at spørgsmålet fortolkes som uoplyst, hvis der ikke er foretaget markeringer i dem.

Nul eller uoplyst
Det er ofte meget vigtigt i talfelter at skelne mellem 0 (nul) og uoplyst som svar. Nul betyder fx at et tilbud ikke findes i kommunen. Uoplyst betyder, at der ikke foreligger oplysninger om omfang mv.

Obligatoriske svar
I statistikker og undersøgelser kan et eller flere spørgsmål være belagt med tvungen besvarelse. Det vil sige, at det er obligatorisk, at de(t) pågældende spørgsmål besvares. Det er først muligt at fortsætte indberetningen, når spørgsmål med besvarelsestvang er korrekt udfyldt.

6. Om afsendelse, kvittering og print af indberetningen

Når du skal videre til næste side
Når spørgsmålene på en skemaside er besvaret, og du vil videre til næste side, trykkes på "ok" nederst på siden.

Sidens oplysninger er modtaget i Ankestyrelsen, når næste skærmbillede kommer frem uden fejlmeddelelse.

Kvittering på modtagelse af data
Efter sidste skemaside giver systemet en kvittering på, at data er registreret.

Der gives ikke yderligere kvittering på modtagelse af de indberettede data. Men så længe statistikken eller undersøgelsen er åben for indberetning, kan kommunen se det indberettede ved at åbne skemaet igen.

Print
Du kan printe de indberettede data, efter at du har trykket "ok" på den sidste skemaside i statistikken eller undersøgelsen.

Afsendelse
De registrerede oplysninger anses for modtaget i Ankestyrelsen på registreringstidspunktet. Det er ikke nødvendigt særskilt at godkende og afsende skemaet.

7. Om rettelser, fortryd og slet

Rettelser
Oplysningerne kan ajourføres frem til den svarfrist, som Ankestyrelsen har angivet for den pågældende statistik eller undersøgelse. Rettelserne registreres, når der trykkes "ok" på den sidste skemaside. Tidligere registrerede oplysninger overskrives herved.

Slet oplysninger
Hvis man ønsker at slette alt det, der er indberettet i et tekst- eller talfelt eller i et bemærkningsfelt, skal det registrerede overskrives med et punktum, hvorved besvarelsen fortolkes som "uoplyst".

Afmarkering af valgbokse
Dette sker ved tryk på "ikke relevant" eller "ved ikke" (hvor de findes). Det kan også ske ved at skrive en meddelelse i et tilhørende bemærkningsfelt eller ved at sende en e-mail til analyse@ast.dk.

Afmarkering af markeringsbokse
Sker ved klik på boksen.

Fortrykte oplysninger
I skemaerne kan der være oplyst tidligere indberettede oplysninger, fx kommunens navn. Det er ikke muligt at rette i disse fortrykte oplysninger.

Eventuelle forkerte oplysninger kan meddeles i et bemærkningsfelt eller ved at sende en e-mail til .

Slet skemaer
I undersøgelser, hvor der kan indberettes flere skemaer, fx et skema pr. afgørelse i kommunen, kan et eller flere afgørelsesskemaer slettes ved at markere skemaerne i oversigten og trykke på "slet markerede".

8. Vejledninger og print af skemaer

Vejledninger til indberetninger
Der er normalt en skema- og spørgsmålsvejledning til indberetningerne i forbindelse med de forskellige statistikker og undersøgelser.

Vejledningerne kan ses på indberetningssiden. På denne side har du også mulighed for at printe et eksemplar af spørgeskemaet i papir.

Print af skemaer
Kommunens indberetninger vil kun være tilgængelige på indberetningssiden i undersøgelsesperioden. Det kan derfor være hensigtsmæssigt, at printe det indberettede ud som dokumentation.

Skemaerne kan fremstå en smule anderledes i print end på skærmen. Ikke alle printere og opsætninger accepterer de formater mv., der gælder for internet-skemaerne.

Når kvitteringsmailen efter det sidste "ok" på den sidste skemaside er modtaget, kan det indberettede printes ud.

I kan også vælge at gemme skemaerne elektronisk, fx som pdf- eller html-fil.

9. Hyppige spørgsmål og svar til online indberetninger

Se svar på ofte stillede spørgsmål til online indberetninger

Til top

 

Sidst opdateret 10.03.2015